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Wie können PBX Telefonanlagen Ihrem Unternehmen helfen?

Sie wollen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen effektiver und effizienter gestalten, dann sollten Sie sich über PBX Telefonanlagen informieren.

Nebenstellenanlagen (Private branch exchange (PBX)) sind private Telefonnetze für den geschäftlichen Gebrauch. Es gibt drei Arten von PBX-Systemen: analoge, digitale und Cloud-Hosting-Systeme. Die Cloud-Hosting-Telefonanlage hat sich in den letzten Jahren zum beliebtesten Typ entwickelt und bietet nahezu unbegrenzte Flexibilität.

Eine Nebenstellenanlage (PBX) ist ein Telefonsystem für Unternehmen. Diese Art von Systemen bietet die zusätzlichen Funktionen, die Unternehmen in einer Telefonlösung benötigen, wie z.B. die Möglichkeit, Mitarbeitern Nebenstellen anzubieten, und sie verfügen über automatische Vermittlungsstellen, die Anrufe entgegennehmen und an die richtigen Personen oder Abteilungen weiterleiten. Eine Telefonanlage nutzt verschiedene Kommunikationskanäle, wie z.B. Voice over Internet Protocol (VoIP) und Integrated Services Digital Network (ISDN).

Ein geschäftliches Telefonsystem unterscheidet sich aufgrund seines Dienstleistungsangebots von privaten oder Mobiltelefondiensten; solche Systeme bieten Funktionen wie Konferenzschaltung, Nebenstellenwahl, Geschäftszeiteneinstellungen für die Weiterleitung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten, Warteschlangen für Kunden und Wartemusik.

Wie funktionieren PBX-Telefonanlagen?

Ein PBX-System wird mit Hilfe einer Telefonzentrale überwacht, die die Verbindungen zwischen den Telefonen verarbeitet, um einen Anruf zu ermöglichen. Dieses System ermöglicht es Ihrem Unternehmen, mehrere Telefonleitungen bereitzustellen, die an ein öffentliches Telefonvermittlungsnetz oder ein VoIP-Netz angeschlossen sind, über das Anrufe getätigt und entgegengenommen werden.

Image by Daniel Reche from Pixabay 

Ein PBX-System steuert auch die zahlreichen Funktionen, über die geschäftliche Telefonanlagen verfügen. Ein PBX-System ermöglicht nicht nur die Kommunikation mit externen Anrufern, sondern auch den Anschluss der Telefonleitungen Ihres Unternehmens, so dass die Mitarbeiter problemlos miteinander kommunizieren können.

Merkmale einer gehosteten PBX Telefonanlage

PBX-Funktionen sind es, die geschäftliche Telefonsysteme von Mobil- oder Heimtelefonen unterscheiden. Hier sind einige der wertvolleren Merkmale:

Voicemail-zu-E-Mail: Zusätzlich zum traditionellen Voicemail-Service bieten viele Telefonanlagen Voicemail-to-E-Mail an, bei der die Benutzer der Telefonanlage eine Audiodatei oder eine Abschrift der auf ihrem Telefon hinterlassenen Nachricht erhalten.

Automatische Vermittlung:  Eine automatische Vermittlung gibt Anrufern die Möglichkeit, eine bestimmte Nummer zu drücken, damit ihr Anruf an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet wird. Die Vermittlung kann zum Beispiel sagen: „Drücken Sie die Eins für den Verkauf“ oder „Drücken Sie die Zwei für den Kundensupport“.

Musik in der Warteschleife: Anstatt dass Kunden oder Klienten in der Warteschleife schweigend warten, bieten PBX-Systeme Unternehmen die Möglichkeit, Wartemusik abzuspielen. Einige Systeme spielen vorgewählte Musik oder vom Unternehmen ausgewählte, benutzerdefinierte Musik ab.

Paging: Wenn ein Mitarbeiter eine Nachricht an das gesamte Team senden möchte, könnte er über das Paging-System mit seinem Telefon eine Nachricht aufnehmen, die dann über ein System von Lautsprechern an alle Mitarbeiter übertragen oder an eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeiter-Telefonen gesendet wird.

Anwesenheit: Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter überprüfen, ob ihre Kollegen verfügbar sind oder gerade telefonieren. 

Berichte abfrufen: Die Berichte schlüsseln die Anrufdaten Ihres Unternehmens auf. Sie enthalten Informationen über die Telefonnutzung in Ihrem Unternehmen, die nach Benutzer oder Abteilung weiter detailliert werden können.

Online-Verwaltung: Mit dieser Funktion können Sie das Telefonsystem über ein Online-Portal verwalten. Administratoren verwenden das Portal, um Benutzer hinzuzufügen, Telefonnummern festzulegen, Anrufberichte zu prüfen, Ringgruppen zu erstellen und monatliche Abrechnungen anzuzeigen. Mitarbeiter melden sich beim Portal an, um ihre Voicemail abzurufen, das Firmenverzeichnis anzuzeigen und Anrufweiterleitungsrouten zu erstellen.

Anrufweiterleitung: Damit können Sie Ihr Bürotelefon Anrufe an eine andere Nummer weiterleiten lassen, wenn Sie nicht antworten können.

Aufzeichnung von Anrufen: Hiermit haben Benutzer die Möglichkeit, ihre Anrufe für die Wiedergabe zu einem späteren Zeitpunkt aufzuzeichnen.  

Anruf-Warteschlangen: Hiermit können Sie Ihre Anrufe aufzeichnen:  Eine Anrufwarteschlange hilft Ihnen bei der Verwaltung von Anrufen, die gleichzeitig eingehen, indem Sie sie in eine Warteschlange stellen können, bis jemand für ein Gespräch mit ihnen verfügbar ist.

Gruppenanrufe:  Auf diese Weise können Unternehmen Mitarbeiter mit ähnlichen Rollen in einer Gruppe zusammenfassen, was hilfreich ist, wenn Kunden versuchen, jemanden innerhalb einer bestimmten Abteilung zu erreichen. Wenn Sie Anrufern beispielsweise erlauben, für den Verkauf die Zwei zu drücken, wird der Anruf an die Mitarbeiter in dieser Ringgruppe weitergeleitet.

Anruf weiterleiten: Mit dieser Option können Mitarbeiter Anrufe an ihre Kollegen weiterleiten.

Schlüssel zum Mitnehmen: Durch eine Reihe von Funktionen wie automatische Vermittlung, Anrufwarteschlangen und Ringgruppen können PBX-Benutzer effizient mehrere externe Anrufe zwischen zahlreichen Mitarbeitern vermitteln.

Die Vorteile einer Cloud-PBX

Ein Cloud-PBX-System, auch als gehostete oder virtuelle PBX bekannt, ist ein IP-basiertes Telefonsystem, das über das Internet bereitgestellt wird und auf das vollständig über das Internet zugegriffen werden kann. Ein gehostetes System stellt alle PBX-Funktionen, -Anwendungen und -Dienste zur Verfügung und verwaltet die Software in der Wolke und nicht wie bei digitalen Systemen auf einem Server. 

Eine Cloud-Telefonanlage ist ein Telefonsystem, das vom Internet unterstützt wird; ihre Software wird nicht auf einem Server in Ihrem Büro, sondern in der Cloud gespeichert.

Bildrechte Cover Foto: Image by Monoar Rahman Rony from Pixabay