Telefonkonferenzen im schnellen Geschäftsleben
Das heutige Geschäftsleben erfordert Schnelligkeit und Flexibilität. Eine effiziente Kommunikation in Unternehmen erfordert deshalb, in kürzester Zeit telefonische Besprechungen mit mehreren oder vielen Teilnehmern und Teilnehmerinnen an unterschiedlichen Standorten zu organisieren. In solchen Fällen sind Telefonkonferenzen gefragt, denn sie ermöglichen, je nach Bedarf Besprechungen auf lokalen, regionalen, nationalen oder internationalen Verbindungen aufzubauen.
Telefonate, die von zwei auf drei Personen erweitert werden, sind bereits Telefonkonferenzen, kurz Telko, Telkos oder in Englisch Conference Call oder Conference Calls genannt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass die Erweiterung des Personenkreises das Einwählen der dritten oder auch weiterer Gesprächsteilnehmer und -teilnehmerinnen auf eine der beiden Erstnummern oder auf die Einwahlnummer eines Telefonkonferenz-Anbieters erfolgt.
Der Ablauf von Telefonkonferenzen
Telefone mit eingebauter Konferenz-Funktion benötigen keinen Aufbau einer telefonischen Konferenz-Dienstleistung, solange es sich um drei Personen handelt, die sich besprechen müssen. Bei einem größeren Personenkreis erfolgen Konferenzschaltungen üblicherweise durch einen Anbieter. Dabei ersetzt ein vom Anbieter erstellter Telefonkonferenz-Raum den fehlenden gemeinsamen Raum der Besprechungs-Teilnehmer und -Teilnehmerinnen. Der Zugang unterliegt strengen Sicherheitskriterien.
Die Sicherheit ist bei der Nutzung von Dienstleistungen für Telkos von größter Bedeutung. Deshalb richten die Anbieter für jeden Telefonkonferenz-Raum einen entsprechenden PIN-Code ein. Dieser erlaubt nur zugelassenen Personen, sich jenseits der Vorwahl über den ihnen bekannten Code einzuwählen. Die Bezeichnungen für diese Funktion variieren dabei je nach Anbieter von Konferenz-PIN-Code zu Konferenz-PIN, Zugangscode, Einwahl-Code oder Einwahl-PIN.
Die Suche nach dem richtigen Anbieter
Telefonkonferenzen sind vertrauliche Anlässe. Deshalb bedarf es eines Anbieters, der die schnelle telefonische Anmeldung und Nutzung für eine solche Konferenz bei bester Qualität und unter Einhaltung größter Sicherheit garantiert. Dies bedeutet, dass diese Anlässe mithilfe eines passenden Dienstleisters schnell zu organisieren sein und für die Teilnehmenden störungsfrei ablaufen müssen.
Für erfolgreiche Telefonkonferenzen spielt deshalb die Vorbereitung eine wichtige Rolle. So ist die Zahl der Teilnehmenden abzuklären. Auch wählen sich alle angemeldeten Personen unter einer bestimmten Einwahlnummer und mit einem PIN-Code ein. Deshalb ist der Standort der Konferenzteilnehmer und -teilnehmerinnen wichtig. Außerdem spielen die Kosten eine Rolle, sodass Preisvergleiche und Kostenträger abgeklärt werden müssen.
Der Service zur Telefonkonferenz
Der Vergleich von Telko-Anbietern bringt unterschiedliche Kosten, Zertifizierungen und Zusatzfunktionen zutage. So gibt es Kostenszenarien, die bei häufigen Telefonkonferenzen Flatrates anbieten.
Deutsche Anbieter haben üblicherweise TÜV-Zertifizierung, ausländische andere Zertifizierungen. Auch spielen Zusatzfunktionen für die Auswahl einer bestimmten Konferenzschaltung eine Rolle. So sind beispielsweise die Möglichkeiten von Webkonferenzen oder Besprechungsaufzeichnungen Entscheidungs-Kriterien für Anbieter.
Die Qualität einer Telefonkonferenz hängt auch von der Qualität der Übertragung ab. Das heißt, dass die Kommunikation störungsfrei und die Sprachqualität ausgezeichnet zu sein haben. Empfehlenswert ist es auch, bei der Dauer der Verträge genau hinzuschauen. So sind kurze vertragliche Verpflichtungen zwischen einem und drei Monaten von Vorteil, da sie eine schnelle Vertragsauflösung ermöglichen.
Die Bezahlung der Kosten ist von den Organisatoren einer Telko vorab zu klären. So können sie entweder alle Kosten für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer übernehmen. Sie erhalten in diesem Fall eine sogenannte gemeinsame Rechnung. Andererseits ist es möglich, dass sich die teilnehmenden Personen die Rechnung über das Einwählen einer Servicenummer teilen.
Sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Telefonkonferenz aus dem Inland, wählen sie sich entweder über eine deutsche Festnetznummer oder eine Servicenummer ein. Im ersten Fall bezahlt jede Person Gebühren für den Anruf der Festnetznummer. Im zweiten Fall bezahlt der oder die einzelne die Kosten, die für den Anruf bei der Servicenummer anfallen.
Bei internationalen Telefonkonferenzen verschaffen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus dem Ausland über eine Einwahlnummer den Zugang zur Besprechung. Dabei muss diese Nummer erreichbar sein. Bei deutschen Festnetznummern ist dies unproblematisch, bei Servicenummern sind die Telko-Anbieter anzufragen. Für internationale Einwahlnummern fallen höhere Kosten an. Läuft die Teilnahme über eine Flatrate, entfallen die Anrufkosten.
Für Telefonkonferenzen stehen Variationen von Einwahlmöglichkeiten zur Verfügung: Festnetznummern, Servicenummern oder internationale Einwahlnummern. Der Standort der Personen, die an einer solchen Besprechung teilnehmen, ist dabei entscheidend. Dies kann so weit gehen, dass beispielsweise ein Konferenzteilnehmer mit seinem Smartphone vorübergehend im Ausland teilnimmt und dies kostenlos, weil er eine internationale Flatrate hat.
Telefonische Konferenzschaltungen weisen Teilnehmerzahlen von fünf bis zu unbegrenzten Teilnehmerzahlen auf. Hier sind einerseits Besprechungen mit wenigen Personen, andererseits Events mit mehreren tausend Teilnehmerinnen und Teilnehmern möglich. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Kosten bei kleinen Teilnehmerzahlen höher sind und bei vierzehn bis 42 Cent pro Minute liegen können.