Telefon und Kalender

Die Verbindung zwischen Telefon und Kalender war schon immer sehr eng. Bevor Computer unsere Arbeitswelt verändert haben, lag neben fast jedem Telefon eine Agenda. Mit deren Hilfe konnte man während eines Telefonats Termine absprechen und diese dann auch gleich notieren, damit sie nicht in Vergessenheit gerieten oder man versehentlich einen belegten Termin nochmals vergab.
Heute sind die Agenden aus Papier fast gänzlich verschwunden und durch Programme auf dem Computer oder dem Smartphone ersetzt worden, die sich oft auch automatisch synchronisieren. Doch das grundsätzliche Verwendungsprinzip ist in den meisten Unternehmen dasselbe geblieben. Dabei könnte man durch eine automatische Verbindung zwischen Telefonsystem und elektronischem Kalender viele Abläufe effektiver gestalten.
kalenderverbindung

Wie funktioniert die Verbindung von Telefon und Kalender?

Die meisten Systeme, die Telefonanlage und Kalender kombinieren, sind relativ simpel. In den meisten Fällen kann man einen Eintrag per Keyword oder Auswahlmenü einer bestimmten Kategorie zuordnen. So kann zum Beispiel ein mfür Meeting stehen. Diese Kategorie lässt sich dann mit einer Funktion der Telefonanlage verbinden.
Für die Kategorie Meeting ist es zum Beispiel sinnvoll, dass das Telefon auf abwesend geschaltet wird und alle Anrufe automatisch auf den Anrufbeantworter umgeleitet werden. Somit wird man während des Meetings nicht von Anrufen unterbrochen und kann es effektiv durchführen. Nach dem Meeting kann das Telefon vom System automatisch wieder in den normalen Zustand zurückversetzt werden.

Warum sollten Unternehmen diese Funktion nutzen?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Unternehmen diese Funktion nutzen sollten. Sitzungen und Meetings sind zum Beispiel viel effektiver, wenn sie nicht von Anrufen unterbrochen werden. Natürlich kann man dazu das Telefon auch manuell auf „abwesend“ schalten, doch in der Praxis wird dies oft vergessen.
Auch Mitarbeiter, die regelmäßig außer Haus sind, profitieren von diesem System. Sie können ihre Abwesenheiten ganz einfach in ihren Kalender eintragen (was sie in der Regel sowieso schon machen) und ihre Anrufe werden dann auf ihr Mobiltelefon weitergeleitet. Ist ein Kollege im Urlaub, dann werden seine Anrufe automatisch an die Urlaubsvertretung weitergeleitet.

Verbessert das System auch Kundenbeziehungen?

Wird das System konsequent von allen Mitarbeitern verwendet, dann ist es für die Telefonistin leicht herauszufinden, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche nicht. Ruft zum Beispiel ein Kunde an und möchte einen Kundenberater sprechen, dann sieht sie, wer verfügbar ist und welcher Mitarbeiter gerade in einem wichtigen Meeting ist.
Es kommt mit diesem System auch kaum vor, dass der Kunde mit einem Mitarbeiter verbunden wird, der den Anruf nicht annehmen und behandeln kann. Selbst wenn ein Kunde einen Mitarbeiter direkt kontaktiert, dieser aber im Urlaub oder außer Haus ist, wird er mit einem anderen Mitarbeiter verbunden, der ihn beraten kann.

Beeinflussen alle Termine das Telefonsystem?

Bei den meisten System müssen Termine manuell markiert werden, damit sie Einfluss auf das Telefonsystem haben, weil nicht jeder Termin auch einen Einfluss auf die Verfügbarkeit hat. Notiert man sich zum Beispiel im Kalender, dass man einen Report lesen soll, dann kann man während dieser Zeit problemlos auch Telefonate annehmen.

Bin ich nach einem Meeting automatisch wieder verfügbar?

Bei den meisten Systemen ist dies der Fall. Ist ein Meeting zum Beispiel bis dreizehn Uhr eingetragen, wird man dann automatisch wieder auf „verfügbar“ geschaltet. Bei manchen Systemen muss das Ende eines Meetings aber auch manuell eingetragen werden. Dies ist hilfreich, wenn diese oft länger als geplant dauern.

Kann ich den Status manuell ändern?

Das ist heute bei fast jedem System möglich. So kann man sich wieder auf „verfügbar“ schalten, wenn ein Meeting früher endet, oder auf „besetzt“, wenn man spontan eine Besprechung beginnt. Systeme, die strikt auf die eingetragenen Termine achten, sind unpraktisch und sollten vermieden werden.

Welche Kalender kann man mit dem Telefonsystem kombinieren?

Die meisten Systeme funktionieren mit Google Calendar, Outlook und Apples iCloud Calendar. Dies sind auch die am weitesten verbreiteten Systeme. Da diese auf den standardisierten Datenformaten CalDAV beziehungsweise iCalendar basieren, sind die Systeme oft auch mit vielen weiteren Kalenderprogrammen kompatibel. Details sollte man mit seinem jeweiligen Anbieter klären.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Ist das System erst einmal implementiert, kann es von jedem Mitarbeiter mit Telefonanschluss und Kalender genutzt werden. Die Nutzung bringt für fast jeden Mitarbeiter Vorteile und so ist es nicht weiter kompliziert, die Mitarbeiter zur Nutzung zu bewegen. Je mehr Mitarbeiter das System nutzen, desto effektiver werden interne Abläufe.