Geteiltes Telefonbuch

Ein Telefon ohne eine Nummer, die man wählen kann, ist nutzlos. Die richtige Nummer verbindet mit dem gewünschten Gesprächspartner und kennt man die Direktwahl eines Mitarbeiters, dann kann man ihn ohne Umweg über die Telefonzentrale erreichen. Doch niemand kann sich alle Nummern merken. Hier kommt das Telefonbuch in Spiel.
Ein Telefonbuch ist nichts anderes als eine Sammlung von Telefonnummern und den dazugehörigen Namen. Neben den allgemeinen Telefonbüchern, die alle Telefonnummern für eine Region enthalten, gibt es in den meisten Firmen auch interne Telefonbücher, die alle Mitarbeiter auflisten. Lange waren diese aus Papier und wurden sporadisch aktualisiert. Heute gibt es eine bessere Lösung: Geteilte Telefonbücher.
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Wie funktioniert ein geteiltes Telefonbuch?

Ein geteiltes Telefonbuch liegt nicht mehr in physischer Form vor, sondern ist eine digitale Datensammlung. Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben darauf Zugriff und können so die internen Telefonnummern ihrer Kollegen nachschlagen. Es liegt in der Regel auf einem Server und wird über die hausinterne IT-Infrastruktur geteilt.
Ein geteiltes Telefonbuch kann sehr unterschiedlich aussehen. Manche Firmen verwenden eine simple Excel-Tabelle auf einem Server, verbreiteter sind aber interne Telefonbücher, die als Intranet-Seite daherkommen. Ausgeklügelte Lösungen sind direkt in das Telefonsystem des Unternehmens integriert und können so auch auf dem Telefon der Mitarbeiter aufgerufen werden. Dies ist besonders praktisch, wenn der Computer einmal abgeschaltet ist.

Welche Funktionen bietet ein geteiltes Telefonbuch?

Neben der eigentlichen Sammlung von Namen und Telefonnummern bieten heute die meisten Telefonbuchsysteme noch etliche weitere Informationen. So kann man das geteilte Telefonbuch zum Beispiel auch verwenden, um die Funktion oder die Büronummer eines Mitarbeiters in Erfahrung zu bringen. Auch E-Mail-Adressen sind heute oft im Telefonbuch gespeichert.
Geteilte Telefonbücher können den Anwesenheitsstatus von Mitarbeiter enthalten. Damit kann man ganz einfach nachschlagen, ob ein Mitarbeiter anwesend und verfügbar ist oder ob er zum Beispiel im Urlaub ist. Der Status wird in der Regel vom Mitarbeiter selbst gesetzt, es gibt aber auch Systeme, die diesen mit Hilfe des Kalenders oder des Zeiterfassungssystems automatisch ermitteln.

Was sind die Vorteile eines geteilten Telefonbuchs?

Geteilte Telefonbücher haben den großen Vorteil, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf die nächste Ausgabe des internen Telefonbuchs warten musste, um die Nummer des neuen Mitarbeiters zu erfahren. Auch ein Bürowechsel oder eine neue Funktion wird sofort angezeigt.
Verglichen mit der Papierversion bieten die geteilten Telefonbücher oft viel mehr Informationen und enthalten zum Beispiel auch E-Mail-Adressen oder Büronummern. Außerdem kann auch ein Anwesenheits- oder Verfügbarkeitsstatus direkt im Telefonbuch angezeigt werden. Ins Telefonsystem integrierte Lösungen machen den Umweg über den Computer überflüssig, denn die Telefonnummern können direkt auf dem Telefon nachgeschlagen werden.

Wer sollte ein geteiltes Telefonbuch nutzen?

Es gibt wohl kein Unternehmen, das nicht von einem geteilten Telefonbuch profitiert. Welche Form des geteilten Telefonbuchs die richtige für das eigene Unternehmen ist, hängt von den Ansprüchen, aber auch von den technischen Gegebenheiten ab. Am besten informiert man sich beim Hersteller über die für das eigene System verfügbaren Lösungen.

Kann man ein geteiltes Telefonbuch auch auf dem Mobiltelefon nutzen?

Das hängt vom verwendeten System ab. In der Regel muss das Mobiltelefon dazu ins Firmennetzwerk oder das Telefonsystem der Firma eingebunden sein. Es gibt aber auch Lösungen, die über das Internet funktionieren und somit von jedem Mobiltelefon mit Internetverbindung aus erreichbar sind.

Wie funktioniert der Anwesenheitsstatus?

Der Anwesenheitsstatus kann oft direkt am Telefon eingestellt werden, bei anderen Systemen setzt man den Status über den Kalender oder eine Intranet-Seite. Wie genau dies funktioniert und welche Wahlmöglichkeiten man hat, hängt vom verwendeten System ab. Im Zweifelsfall kann die IT-Abteilung des Unternehmens oder der Hersteller des Systems weiterhelfen.

Was sind die technischen Voraussetzungen für ein geteiltes Telefonbuch?

Die technischen Voraussetzung unterscheiden sich von System zu System. Einfache Lösungen benötigen lediglich einen Netzwerkspeicherplatz, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können. Andere Lösungen, die ins Telefonsystem integriert sind, setzten eine entsprechende Infrastruktur voraus und auch die verwendeten Telefone müssen in diesem Fall die Funktion unterstützen.