Anrufentgegennahme durch Antwortservices

Ruft man auf einen privaten Telefonanschluss an, wird entweder eine Verbindung mit dem Angerufenen hergestellt oder man hört das Besetztzeichen. Wenn der Anrufbeantworter aktiv ist, meldet sich dieser, wenn der Angerufene nicht erreicht werden kann. Was für eine Privatperson ausreicht, würde bei einem Firmenanschluss höchst unprofessionell wirken.
Bei den meisten Firmen meldet sich bei einem Anruf zu Geschäftszeiten die Telefonistin. Sie begrüßt den Anrufer und vermittelt ihn an den gewünschten Mitarbeiter weiter. Wählt man eine Hotline oder die Nummer des Kundendienstes, dann wird der Anruf von einem Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung entgegengenommen. Doch was passiert, wenn alle Kundendienstmitarbeiter oder Telefonistinnen beschäftigt sind?
Antwortservice

Was ist ein Antwortservice?

Ein automatischer Antwortservice kommt immer dann zum Einsatz, wenn kein Mitarbeiter zur Entgegennahme eines Anrufs verfügbar ist. Der Anrufer wird dann automatisch an einen externen Service weitergeleitet. Dort nimmt ein Mitarbeiter des Services, im Namen des angerufenen Unternehmen, denn Anruf entgegen und führt ein Gespräch mit dem Anrufer.
Was genau die Aufgabe des Antwortservice ist, kann vom Unternehmen selbst bestimmt werden. Gibt man ihm zum Beispiel dieselben Aufgaben wie der hauseignen Telefonistin, dann kann auch der Antwortservice Anrufer kompetent an den richtigen Mitarbeiter vermitteln. Dazu muss man dem Service lediglich dieselben Informationen zur Verfügung stellen wie der eigenen Telefonistin.

Was sind die Vorteile eines Antwortservices?

Anrufer erwarten von einem Unternehmen einen professionellen Service, auch bei telefonischem Kontakt. Ist der Telefonanschluss eines Unternehmens besetzt oder wird man von einer Stimme vom Band oder von Warteschleifenmusik begrüßt, wirkt das äußerst unprofessionell. Es kommt vor, dass ein Anrufer in einem solchen Fall auflegt und die Konkurrenz kontaktiert.
Durch den Einsatz eines Antwortservices wird jeder Anruf sofort von einem Menschen entgegengenommen, auch wenn der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen nicht verfügbar ist. Der Anrufer wird freundlich begrüßt und erhält die gewünschte Information oder wird an den gewünschten Mitarbeiter weitervermittelt. Er bekommt dabei gar nicht mit, dass er nicht mit dem Unternehmen, sondern mit dem Antwortservice telefoniert.

Wie profitiert ein Unternehmen von einem Antwortservices?

Mit einem Antwortservice kann ein Unternehmen, auch in Spitzenzeiten oder bei Personalausfall, allen Anrufern sofort einen optimalen Service bieten. Dazu müssen keine weiteren Mitarbeiter eingestellt werden und die bestehenden Mitarbeiter werden entlastet. Das spart dem Unternehmen, trotz den Ausgaben für den Service, viel Geld und erhöht die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Die erhöhte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit wirkt sich in den meisten Fällen wieder positiv auf die Geschäftsergebnisse aus. Kunden und Interessenten, die sofort beraten werden, sind davon oft positiv beeindruckt. Dieser positive Eindruck verleitet sie dann zu Bestellung. So amortisiert man die Kosten, die man für den Antwortservice ausgibt, oft sehr schnell wieder.

Welche technischen Voraussetzungen hat ein Antwortservices?

Ein Antwortservice sollte direkt in die Telefonanlage des Unternehmens integriert werden und auch sonst sollte der Service Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Damit wird zum Beispiel sichergestellt, das die Mitarbeiter des Antwortservices einen Anrufer direkt an einen Mitarbeiter weiterleiten können, aber auch, dass sie wissen, wann ein Mitarbeiter anwesend ist.

Was sind die Kosten eines Antwortservices?

Verschiedene Antwortservices haben unterschiedliche Preismodelle. Bei manchen Anbietern werden die Kosten pro angenommenem Anruf berechnet. Dies ist vor allem dann interessant, wenn der Service nur sporadisch genutzt wird. Unternehmen, die den Antwortservice häufig nutzen, fahren in der Regel mit einem Vertrag mit fixem Preis pro Monat besser.

Sind verpasste Anrufe ein großes Problem?

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen durchschnittlich rund 18 Prozent der Anrufe verpassen. Das bedeutet, dass diese 18 Prozent einen schlechten Eindruck vom Unternehmen haben und in der Folge häufig zur Konkurrenz wechseln. Ein Antwortservice wirkt sich in der Folge direkt auf den Erfolg eines Unternehmens aus.

Was antwortet der Antwortservice?

Beim Vertragsabschuss mit einem Antwortservice kann man genau festlegen, wie dieser die Anrufe entgegennimmt und welche Informationen und Services er an den Anrufer weitergibt. Sogar der Tonfall kann gewählt werden. Für einen optimalen Service gibt man dem Antwortservice dieselben Informationen und Berechtigungen wie der hauseigenen Telefonistin.

Wie viele Anrufe werden weitergeleitet?

Wie viele Anrufe an den Antwortservice weitergeleitet werden, hängt in erster Linie davon ab, wie viele Anrufe man selbst annimmt. Viele Antwortservices bieten ausgeklügelte Statistikfunktionen an, mit denen man die Verwendung des Services, oft in Echtzeit, überwachen kann. So kann man die Kosten für das eigene Unternehmen optimieren.