Cloud PBX

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Wir lieben Cloud-Technologie im Allgemeinen und Cloud-Kommunikation im Besonderen. Wir sind bestrebt, auf dem neuesten Stand der Telekommunikationsbranche zu sein, und treffen verschiedene Experten, um ihre Meinung zur Entwicklung von Cloud PBX zu erfahren.

Was ist Cloud PBX?

Der Name Cloud PBX setzt sich aus den Worten Cloud Computing und der Abkürzung PBXzusammen. Während der Begriff Cloud Computing für das Speichern und Zugreifen auf Daten über das Internet steht, steht die englische Abkürzung PBX für Public Branch Exchange, in Deutschland als Teilnehmervermittlungsanlage oder Telefonanlage bekannt.  

Bei einer Cloud PBX handelt es sich also um ein System, das Anrufe vermittelt. Sie wird auch als internetbasierte Telefonanlage oder als VoIP-Telefonsystem bezeichnet. Egal, welche Bezeichnung verwendet wird, am Ende handelt es sich immer um eine Telefonanlage, die sich nicht beim Anwender im Haus befindet, sondern auf die über das Internet zugegriffen wird.

Warum ein Cloudsystem?

Traditionelle Telefonanlagen waren große Anlagen, die oft im Keller eines Unternehmens zu finden waren. Sie waren nicht nur sehr teuer in der Anschaffung und im Unterhalt, sondern auch sehr kompliziert. In der Regel war eine Fachkraft oder eine externe Firma für die Wartung und den Unterhalt der Anlage zuständig.  

Die Verlegung der Telefonanlage in die Cloud, also ins Internet, bietet nicht nur den Vorteil, dass der Platz, der von der Telefonanlage eingenommen wurde, frei wird. Die Kosten für die Anschaffung fallen weg, die für den Betrieb sind viel geringer und die Handhabung ist bedeutend einfacher. Somit können sich auch kleinere Unternehmen eine Cloud PBX leisten.

Vorteile eines Cloudsystems

Da es sich bei einer Cloud PBX um ein virtuelles System handelt, kann es sich problemlos an die Gegebenheiten in einem Unternehmen anpassen. Selbst wenn aus einem kleinen Start-up über Nacht ein multinationales Unternehmen wird, sind keine weiteren Investitionen in das Telefonsystem nötig, denn die bestehende Cloud PBX kann einfach entsprechend konfiguriert werden.

Selbst eine günstige Cloud PBX bietet in der Regel Funktionen, die man in der Vergangenheit nur von High-End-Anlagen kannte. So sind zum Beispiel die Aufzeichnung von Anrufen, ein Anrufbeantworter, Automatische-Vermittler oder eine automatische Nummernweiterleitung bei Cloud PBX-System fast Standardfunktionen. Sie stehen damit auch kleinen Unternehmen mit geringerem Budget zur Verfügung.

Konfiguration von Cloud PBX-Systemen

Da es sich bei einer Cloud PBX um eine internetbasierte Lösung handelt, ist es auch kein Problem, Mitarbeiter, die nicht vor Ort sind, einzubinden. Eine Internetverbindung genügt, und schon kann auch der Kundendienstmitarbeiter im Homeoffice, der Servicetechniker auf Montage und der Teamleiter im Elternurlaub ins Telefonsystem des Unternehmens integriert werden.

Auch die Konfiguration und Wartung der Cloud PBX finden komplett über das Internet statt. Somit muss der dafür zuständige Mitarbeiter nicht mehr physisch anwesend sein, um die Anlage zu unterhalten. Selbst wenn man die Wartung an ein externes Unternehmen auslagert, ist dieses in der Lage, gewünschte Änderungen binnen Minuten vorzunehmen.

Die meisten Cloud PBX-Systeme sind so programmiert, das eine Vielzahl von Funktionen bereits integriert sind und mit einem Klick ein- oder ausgeschaltet werden können. Sie werden mit regelmäßigen Updates versorgt, so dass sie stets auf dem neuesten Stand bleiben. Wer Wert auf mehr Flexibilität legt, sollte ein System wählen, das leicht erweitert werden kann.

Für Unternehmen, die großen Wert auf Transparenz legen, existieren auch Open-Source Cloud PBX-Systeme. Diese sind nicht nur quelloffen, sondern in der Regel auch kostenlos. Allerdings muss man bei solchen Systemen die Wartung selbst übernehmen. Ist die IT-Abteilung aber dazu in der Lage, kann man mit einem solchen System noch mehr Geld sparen.

Die Vorteile von Cloud-Telefonanlagen

Cloud-Telefonanlagen, die auch unter der englischen Bezeichnung Cloud PBX bekannt sind, werden immer beliebter. Schätzungen zufolge haben sich bereits drei Viertel der Unternehmen weltweit von der klassischen Telefonanlage verabschiedet und sind auf die virtuelle Alternative umgestiegen. Doch warum sind die Cloud-Telefonanlagen so beliebt? Dieser Artikel liefert zehn Gründe, warum sich der Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage lohnt.

• Telefonsysteme in der Cloud sind günstiger: In der Vergangenheit war die Anschaffung einer Telefonanlage für Unternehmen eine finanzielles Risiko. Zum einen waren die Anlagen teuer, zum anderen konnte man viel Geld verlieren, wenn man in eine ungeeignete Anlage investierte. Auch Betrieb und Unterhalt waren mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Cloud-Telefonanlagen sind bedeuten günstiger. Hier bezahlt man nur für den Serverplatz und die Bandbreite. Außerdem bezahlt man nur, was man tatsächlich nutzt, und hat die Möglichkeit, die Services laufend an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Auch der Unterhalt ist sehr einfach und kostengünstig.
• Cloud-Telefonanlagen bieten viele Funktionen: Verglichen mit herkömmlichen Telefonanlagen bieten Cloud-Telefonanagen einen viel größeren Funktionsumfang. Anrufbeantworter, Sofortnachrichten und andere Funktionen, die sonst nur High-End-Anlagen vorbehalten waren, sind bei den Cloud-Telefonanlagen Standard. So stehen heute auch Start-ups Funktionen wie Anrufvermittlungen oder Warteschleifen zur Verfügung. Bei Bedarf können Funktionen einfach aktiviert werden und können dann von allen Mitarbeitern verwendet werden.
• Cloud-Telefonanlagen sind flexibel: Bei der klassischen Telefonanlage musste man vor der Anschaffung genau überlegen, welche Funktionen man in den nächsten Jahren und Jahrzehnten benötigt. Nachrüstungen waren, wenn überhaupt möglich, sehr teuer. Cloud-Telefonanlagen sind hingegen sehr flexibel. Funktionen können, je nach Bedarf, per Mausklick ein- oder ausgeschaltet werden. Viele Systeme bieten sogar die Möglichkeit, neue Funktionen im Nachhinein per Erweiterung hinzuzufügen.
• Cloud-Telefonanlagen passen sich der Unternehmensgröße an: Klassische Telefonanlagen hatten eine fixe Anzahl Anschlüsse. Dies war vor allem für junge Unternehmen unpraktisch, denn sie mussten bei der Anschaffung ihr zukünftiges Wachstum vorhersagen. Investierte man in eine zu große oder zu kleine Anlage, verschwendete das Unternehmen Geld. Bei Cloud-Telefonanlagen hat man dieses Problem nicht, den die Anzahl Anschlüsse passt sich der Größe des Unternehmens an. Somit kann dieselbe Anlage von einem Einzelunternehmen als auch von einem Großunternehmen verwendet werden. Die Kosten sind dabei proportional zur Nutzung und somit zur Unternehmensgröße, Fehlinvestitionen fallen weg.
• Cloud-Telefonanlagen sind umweltfreundlich: Verglichen mit herkömmlichen Telefonanlagen sind Cloud-Telefonanlagen äußerst umweltfreundlich. Sie benötigen deutlich weniger Hardware und in der Folge deutlich weniger Strom. Das verkleinert auch den CO₂-Fußabdruck des Unternehmens. In Zeiten, in denen Konsumenten vermehrt auf die Umweltbilanz achten, ein nicht zu vernachlässigender Faktor und auch finanziell bringt der geringere Stromverbrauch Vorteile.
• Apps für das Mobiltelefon und arbeiten von zu Hause: Nicht nur die Mitarbeiter im Hauptsitz können mit einer Cloud-Telefonanlage verbunden werden, sondern auch alle anderen. Eine Internetverbindung genügt und schon sind auch die Mitarbeiter im Außendienst oder im Home-Office ins interne Telefonnetz eingebunden. Ihnen stehen dann dieselben Funktionen zur Verfügung wie den Mitarbeitern im Mutterhaus. Mit einer entsprechenden App können außerdem auch Mobiltelefone in das interne Telefonnetz integriert werden. Über diese stehen dem Mitarbeiter dann, egal wo er sich befindet, alle Funktionen des internen Telefonnetzes zur Verfügung. Sie sind somit auch auf Geschäftsreisen so erreichbar, als ob sie sich im Büro befinden.
• Ausfallsicherheit von Cloud-Telefonanlagen: Für viele Unternehmen ist eine funktionierende Telefonanlage essentiell. Bei einer Störung oder gar einem Ausfall verliert das Unternehmen Kunden und Einnahmen. Anders als klassische Telefonanlagen sind Cloud-Telefonanlagen sehr ausfallsicher. Auch kann ohne großen Aufwand und ohne hohe Kosten ein Backup-System aufgebaut werden, das das Risiko eines Ausfalls nahezu komplett eliminiert.
• Cloud-Telefonanlagen bieten denselben Services für alle: Bei einer herkömmlichen Telefonanlage kostete jeder Service das Unternehmen bares Geld. Folglich waren manche Funktionen wie Anrufbeantworter oder Warteschleifen nur für bestimmte Mitarbeiter verfügbar. Auch Mitarbeiter, die sich nicht im Hauptsitz des Unternehmens befanden, hatten oft nur einen beschränkten Zugang zu den Telefondiensten. Mit einer Cloud-Telefonanlage können alle Services problemlos allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden und dies, ohne dass die Kosten aus dem Ruder laufen. Sogar Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, können alle Funktionen des internen Telefonnetzes nutzen.
• Die IT-Abteilung profitiert von der Cloud-Telefonanlage: Der Unterhalt von klassischen Telefonanlagen setzte sehr viel Fachwissen voraus und war für die IT-Abteilung oft eine große Belastung. Manche Unternehmen beschäftigten hierfür sogar spezielle Mitarbeiter oder lagerten den Unterhalt an ein externes Unternehmen aus, was mit hohen Kosten verbunden war. Cloud-Telefonanlagen sind so einfach im Unterhalt wie ein Server und können sogar kostengünstig ausgelagert werden. Selbst für kleine IT-Abteilungen ist der Unterhalt also kein Problem.
• Verbesserter Datenschutz durch Cloud-Telefonanlagen: Ist die Cloud-Telefonanlage in das Firmennetzwerk eingebunden, ist sie durch die Firewall des Unternehmens geschützt. Somit sind keine weiteren Datenschutzmaßnahmen nötig und die IT-Abteilung kann sich ganz der Sicherung des Netzwerkes widmen. Auch die Einhaltung der strengen ISO- und EU-Datenschutzanforderungen ist so ein Kinderspiel.
• Cloud-Telefonanlagen haben eine sehr kurze Amortisierungszeit: Früher war eine Telefonanlage für das Unternehmen eine Investition, die über Jahre amortisiert werden musste. Durch den viel geringeren Preis und die geringen Betriebskosten ist die Amortisierungszeit von Cloud-Telefonanlagen viel kürzer.